Política de privacidad y tratamiento de datos

1. Responsable y contacto

Agendate es una plataforma de reservas y administración de negocios por citas, operada por Daniel David Cardona Echeverri, persona natural, desde Rionegro, Antioquia, Colombia.

Dirección de contacto: Calle 51 # 55-46, Rionegro, Antioquia, Colombia. Esta dirección no implica atención presencial.
Correo de privacidad: tecnologia@utecconnections.com.
Teléfono: +57 304 399 5404.
El responsable atiende las consultas y los reclamos sobre datos personales mediante los canales indicados.

Agendate actúa como responsable de los datos de sus propias cuentas, suscripciones, cobros, seguridad y soporte. En las reservas y la gestión de clientes o empleados de cada negocio, ese negocio determina las finalidades y Agendate trata la información por su cuenta, según las instrucciones y acuerdos aplicables. La política de Agendate no sustituye la del negocio donde reservas.

2. Información que utilizamos y sus finalidades

• Cuentas y negocios: nombre, correo, teléfono, marca, profesionales, roles y configuración, para crear y administrar accesos y prestar el servicio contratado.
• Reservas: servicio, profesional, fecha, hora, contacto, estado e historial de cambios, para gestionar disponibilidad, citas, cancelaciones, reprogramaciones y lista de espera.
• Clientes: historial, preferencias, notas, cumpleaños y beneficios que el negocio registre legítimamente, para prestar atención y gestionar la relación con sus clientes. Guardar preferencias en Dati es opcional.
• Operación del negocio: caja, ventas, comisiones, tarjetas de regalo, inventario y beneficios, cuando se utilicen esas funciones.
• Suscripciones y pagos: plan, plazas contratadas, vigencia, importe, referencia y resultado del pago, para activar y renovar el servicio y conciliar operaciones. Wompi procesa el pago en sus canales; Agendate no solicita contraseñas bancarias ni códigos de seguridad de tarjetas.
• Integraciones y avisos: autorizaciones, credenciales técnicas protegidas, destinatarios, dispositivos y estados de entrega, para conectar los servicios elegidos y enviar avisos operativos.
• Soporte y seguridad: mensajes aportados por el usuario, registros técnicos de solicitudes, errores, autenticación y consumo, para atender consultas, prevenir abuso y evaluar el funcionamiento de la plataforma.

Solicitamos la autorización previa e informada cuando corresponde y conservamos evidencia de ella. Una reserva, un permiso de micrófono o un pago no equivalen a consentir publicidad. Las campañas requieren una finalidad y autorización separadas; no se habilitan por aceptar esta política.

3. Datos sensibles y menores

La ficha de cliente no es una historia clínica. No introduzcas diagnósticos, documentos médicos, datos biométricos ni información sensible en campos libres. El servicio general no está destinado a su tratamiento especializado. Antes de habilitar un uso de esa naturaleza deben definirse el alcance, las garantías y las autorizaciones aplicables.

Las cuentas de contratación y administración están destinadas a personas adultas. Las reservas relacionadas con menores deben gestionarse por su representante y con respeto de sus derechos; no deben incluir información sensible del menor. Suministrar datos sensibles es facultativo y no se exige para utilizar el recorrido general de reservas.

4. Voz y asistente Dati

La voz es opcional: puedes reservar con clics o texto. Al activar el micrófono, el audio y texto necesarios se procesan mediante proveedores tecnológicos especializados para transcribir tu respuesta y generar audio. Este tratamiento puede realizarse fuera de Colombia. El permiso del dispositivo no sustituye las autorizaciones de tratamiento que correspondan.

La ruta de voz de Agendate procesa las grabaciones en memoria y no las archiva como un historial de audio en su servidor. Sí guarda los datos de una reserva confirmada y las preferencias que autorices recordar. Los registros de consumo de esta ruta contienen métricas, no grabaciones ni transcripciones.

No prometemos retención cero por parte de proveedores externos: sus tratamientos pueden incluir registros de seguridad, operación o depuración. Puedes solicitar información sobre los destinatarios, condiciones de tratamiento y eliminación a través del correo de privacidad. Dati puede cometer errores; revisa los datos antes de confirmar una reserva.

4.1. Atención comercial por WhatsApp

Cuando escribes al WhatsApp comercial de AgenDate, un asistente de inteligencia artificial puede responder tus consultas de ventas y soporte. El equipo autorizado puede revisar la conversación para ayudarte y atenderte cuando la consulta requiera intervención humana o la solicites.

Para generar las respuestas enviamos a DeepInfra los textos nuevos de la conversación, previamente filtrados, junto con el contexto necesario de esa conversación y la información pública de AgenDate. Los filtros reducen la información personal compartida, pero no garantizan anonimato: el texto puede seguir conteniendo datos personales.

El procesamiento mediante DeepInfra puede realizarse fuera de Colombia, incluidos Estados Unidos. Los registros y las excepciones de conservación bajo control del proveedor siguen sus condiciones; no prometemos retención cero por parte de proveedores externos.

En AgenDate usamos este tratamiento para atender tus consultas y proteger el servicio. La analítica avanzada y el aprendizaje a partir de conversaciones siguen aplazados; no se habilitan por esta política. Este alcance corresponde al WhatsApp comercial de AgenDate y no se extiende a otros canales o a los números propios de los negocios.

Consulta el plazo de conservación en Seguridad y conservación y cómo solicitar acceso, corrección o eliminación en Tus derechos.

5. Correo, WhatsApp y notificaciones push

Los avisos operativos se relacionan con la reserva o suscripción solicitada y utilizan los canales habilitados y elegidos. Para WhatsApp se requiere la autorización correspondiente; disponer de mensajes incluidos en un plan no reemplaza el consentimiento. Cuando se envía un mensaje, Meta recibe el teléfono del destinatario y el contenido necesario para entregarlo.

Microsoft recibe los datos necesarios cuando se utilizan sus conexiones de correo y calendario. Los servicios push reciben la suscripción del dispositivo y el contenido del aviso. Puedes retirar permisos en el dispositivo, desactivar avisos desde los controles disponibles o solicitarlo al negocio y al correo de privacidad.

Desconectar una integración o retirar un permiso no borra mensajes o eventos ya entregados. Una solicitud de supresión se tramita de forma independiente.

6. Proveedores y tratamiento internacional

La infraestructura de Agendate se aloja actualmente en Amazon Web Services en Estados Unidos. Según la función utilizada, intervienen servicios de alojamiento, procesamiento de pagos, Microsoft, Google, Meta, servicios push y proveedores especializados de voz e inteligencia artificial. Sólo se comunican los datos necesarios para la función correspondiente.

Algunos proveedores pueden tratar datos fuera de Colombia. Las transmisiones y transferencias deben sujetarse a las bases y garantías exigibles, incluidos los acuerdos y autorizaciones que correspondan. Esta política no constituye por sí sola una autorización para cualquier transferencia. Puedes pedir información sobre destinatarios, países y condiciones aplicables a tu caso al correo de privacidad. También podrán atenderse requerimientos de autoridades competentes conforme a la ley.

Google Calendar y Google Meet

Cuando un profesional conecta Google, Agendate identifica su cuenta mediante su correo e identificador de Google. Consulta intervalos ocupados, fechas de eventos cuando es necesario excluir la cita que se está reprogramando, zona horaria y compatibilidad de videollamadas del calendario principal. Estos datos permiten evitar cruces y crear reuniones. No consulta el contenido de Gmail, archivos de Drive, grabaciones ni notas clínicas.

Con autorización del profesional, crea, actualiza y cancela en su calendario las invitaciones correspondientes a reservas de Agendate. Comparte con Google el servicio, nombre del cliente, fecha, hora y correo del invitado cuando éste elige recibir correo. Google envía las invitaciones; el correo del profesional como organizador es visible para sus asistentes. Si se autoriza WhatsApp, el acceso a la reunión puede incluirse en el aviso de esa reserva.

Guardamos la identificación de la cuenta, referencias de los eventos de Agendate, enlaces de reunión y credenciales de acceso cifradas. Los intervalos ocupados de otros eventos se procesan para calcular disponibilidad, sin guardar una copia de su contenido. Las credenciales no se incluyen en exportaciones ni se muestran a otros negocios.

Puedes desconectar Google desde «Equipo y comisiones» en Agendate o revocar el acceso en las conexiones de tu cuenta Google. Al desconectar se eliminan las credenciales de la base operativa de Agendate y se intenta revocar el permiso en Google. Las invitaciones ya entregadas y sus referencias no se borran con esa acción; puedes eliminarlas en Google Calendar o solicitar la supresión correspondiente a tecnologia@utecconnections.com. Las copias de seguridad y los datos restantes siguen los criterios de conservación y supresión de esta política.

El uso y la transferencia de información recibida de las APIs de Google y de los permisos de Google Workspace cumplen la Política de Datos del Usuario de los Servicios API de Google y la Política para Desarrolladores y Datos de Usuarios de Google Workspace, incluidos sus requisitos de Uso Limitado. Esto se aplica a los datos originales y a los datos agregados, anonimizados o derivados de ellos. No usamos, transferimos ni conservamos esos datos para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o aprendizaje automático. Los usamos para las funciones de agenda descritas, no para venderlos ni mostrar publicidad personalizada. Cuando se habilitan funciones de asistencia o voz de Dati, las opciones de disponibilidad derivadas y el texto necesario pueden procesarse mediante servicios de inferencia para prestar la función solicitada; ese tratamiento no se destina al desarrollo, mejora o entrenamiento de modelos generalizados.

Medición interna del origen de una suscripción

Al contratar, solicitamos tu autorización para relacionar una referencia pública de nuestros anuncios con la primera compra confirmada de tu negocio. Validamos únicamente las referencias de campañas conocidas; no guardamos la URL completa ni creamos identificadores, cookies publicitarias o huellas del dispositivo para esta medición. La referencia queda vinculada a la orden y, por ello, no es información anónima.

La ventana es de siete días desde que el servidor recibe la referencia en la cotización aceptada hasta la fecha de pago verificado. La activación puede concluir después. La referencia se fija al crear la orden y no cambia por recargar, repetir un aviso de pago o hacer clic en otro anuncio. Si falta, no es válida, entra en conflicto o vence la ventana, el origen se informa como desconocido; no asumimos que fue una visita orgánica. Una referencia no demuestra por sí sola que ocurrió un clic real ni que el anuncio causó la compra.

El equipo autorizado consulta resultados agregados por anuncio e importe bruto cobrado en COP, sin nombres, correos ni teléfonos en ese reporte. Las renovaciones y los cambios de plan no cuentan como primeras compras; las devoluciones requieren comprobación separada. La evidencia vinculada a la orden sigue los criterios de conservación de suscripciones y pagos de esta política, sin crear un historial indefinido de navegación.

Esta medición interna no envía datos a Meta y no depende de aceptar la opción separada de medición publicitaria descrita a continuación. Esa opción sigue siendo voluntaria. Puedes ejercer tus derechos mediante el correo de privacidad.

Medición publicitaria de suscripciones

Si lo autorizas por separado al contratar, Agendate enviará a Meta la confirmación de tu primera suscripción pagada y activada, su importe en COP, la fecha y hora, un identificador de la compra y tu correo normalizado y convertido en un hash SHA-256. Meta puede relacionar ese hash con sus cuentas; no es un dato anónimo.

La finalidad es atribuir suscripciones a nuestra publicidad en Instagram y mejorar su entrega. No enviamos mediante esta conexión tus citas, datos de tus clientes, textos libres, documentos, datos bancarios, teléfono, dirección IP ni información sensible. Esta implementación no instala el píxel ni cookies publicitarias.

La opción es voluntaria, está desmarcada inicialmente y no condiciona la compra ni el precio. Sin esa autorización no se envía el evento. Puedes retirar la autorización y ejercer tus derechos escribiendo al correo de privacidad indicado en esta política. El equipo verifica tu identidad y bloquea futuros envíos; el retiro no deshace un evento ya enviado ni acredita su eliminación por Meta.

Meta es destinatario de los datos y puede tratarlos fuera de Colombia conforme a sus condiciones y política de privacidad. Agendate conserva la prueba de autorización y los estados técnicos junto con el expediente de la suscripción, conforme a sus plazos y obligaciones aplicables; no archiva el hash enviado en esos estados ni conserva la respuesta cruda de Meta.

7. Seguridad y conservación

Utilizamos HTTPS, aislamiento por negocio y rol, controles de autenticación, validación de eventos y protección de credenciales. Ningún sistema garantiza riesgo cero. El acceso a información personal se limita a personas y servicios autorizados según su función.

• Conversaciones del WhatsApp comercial: El plazo definido en AgenDate para conservar estas conversaciones y los identificadores que permiten evitar mensajes duplicados es de 12 meses. Se utilizan para dar continuidad a la atención, evitar duplicados y proteger el servicio. Las solicitudes de eliminación, las copias y los registros que deban conservarse por una obligación aplicable se tramitan conforme a los criterios de esta política. Este plazo no fija la conservación de todos los datos de la plataforma ni la de terceros.
• Datos operativos y preferencias: se conservan mientras sean necesarios para el servicio y la finalidad autorizada, sin perjuicio de una solicitud de supresión procedente.
• Baja de una empresa: tras la cancelación efectiva se concede un plazo de 30 días calendario para solicitar la exportación de sus datos operativos. Al concluir, se revisa y tramita la eliminación que corresponda, verificando obligaciones de conservación y copias involucradas. No es un borrado automático al minuto de vencer el plazo. El vencimiento de un pago no equivale por sí solo a una cancelación efectiva.
• Pagos, soporte, seguridad y reclamaciones: los registros necesarios para obligaciones legales, conciliación o defensa de reclamaciones se conservan sólo para esas finalidades y durante el plazo aplicable; se informa la razón de cualquier excepción a una solicitud de eliminación.
• Audio, copias y terceros: los 30 días no son un permiso para archivar audios. Los mensajes entregados, copias descargadas y registros bajo control de terceros requieren un tratamiento separado; se informa al solicitante del alcance y de las limitaciones de la eliminación.

La exportación se entrega tras verificar la identidad y el alcance autorizado. Un archivo exportado no es necesariamente un respaldo restaurable ni incluye secretos técnicos. Puedes solicitar el detalle de la información cubierta y cualquier dato personal no incluido.

Dati comercial en la página web

Puedes conocer planes y servicios sin crear una cuenta. Antes de enviar una consulta solicitamos tu autorización explícita para procesar el texto y el contexto necesario mediante DeepInfra, que puede realizar tratamiento en Estados Unidos. No envíes contraseñas, documentos, datos bancarios ni información privada de tus clientes.

Agendate conserva la conversación comercial y sus identificadores para evitar duplicados durante 12 meses. Para responder utiliza el contexto pertinente de las últimas 24 horas; ese contexto no equivale al plazo de conservación. El equipo autorizado puede tomar la conversación y responder desde Management. No usamos este consentimiento para campañas, llamadas, WhatsApp ni correos fuera del chat. Nombre y correo son opcionales.

La sesión del visitante utiliza una cookie necesaria, separada de la cuenta de negocio. Borrarla puede impedir recuperar la conversación, pero no equivale a eliminar los registros del servidor. Puedes ejercer tus derechos y solicitar eliminación por los medios descritos en esta política; las obligaciones financieras se conservan separadas cuando corresponda. El soporte de cuentas suscritas mantiene su acceso y permisos propios.

8. Tus derechos

Puedes conocer y acceder gratuitamente a tus datos, actualizarlos, corregirlos, solicitar prueba de autorización, conocer el uso que se les da, revocar autorizaciones y pedir supresión cuando proceda. Puedes presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, agotando previamente el trámite de consulta o reclamo aplicable.

Escribe a tecnologia@utecconnections.com con el asunto «Datos personales · Agendate». Indica tu nombre, el negocio relacionado, la solicitud y un medio de respuesta. No envíes contraseñas, códigos de autenticación ni datos de tarjetas.

Verificaremos tu identidad con información proporcional a la solicitud. Si actúas como representante, se verificará esa calidad. Si el negocio es responsable de los datos, coordinaremos el trámite con él; una petición individual no autoriza acceder a datos de otras personas o empresas.

Las consultas se atienden en un máximo de 10 días hábiles desde su recepción. Si no es posible, se informan los motivos y una fecha de respuesta que no exceda 5 días hábiles adicionales. Los reclamos completos se atienden en 15 días hábiles desde el día siguiente a su recepción; una ampliación motivada no excederá 8 días hábiles adicionales.

Si un reclamo está incompleto, se solicitará completarlo dentro de los 5 días siguientes a su recepción; transcurridos 2 meses desde el requerimiento sin respuesta se entenderá desistido. Si no somos competentes, lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de 2 días hábiles y te informaremos. Se registrará la condición de reclamo en trámite cuando corresponda. La supresión o revocación puede estar limitada por una obligación legal o contractual vigente, cuya razón debe comunicarse.

Consulta también las instrucciones para solicitar eliminación. El plazo de exportación de una empresa no retrasa por sí solo la atención de solicitudes individuales.

9. Almacenamiento del navegador y cambios

Agendate utiliza mecanismos necesarios para sesiones, seguridad y preferencias, incluida la elección de sonido. Los permisos de micrófono y notificaciones dependen del navegador y pueden retirarse. Borrar datos del navegador o desinstalar la aplicación no elimina las reservas guardadas en el servidor.

Esta política y las bases de datos estarán vigentes mientras subsistan las finalidades informadas y las obligaciones aplicables. Los cambios materiales se comunicarán oportunamente; las nuevas finalidades que requieran autorización no se habilitarán sólo mediante una actualización de esta página.

Marco de referencia: Ley 1581 de 2012 y disposiciones reglamentarias compiladas en el Decreto 1074 de 2015.